Portal de Archivos

O portal de arquivos foi criado com o propósito de ser um canal fácil e seguro para gerenciamento e a troca de arquivos entre os organizadores dos programas e a Área de Projetos.

nullO que é nullQuem tem acesso e como acessar nullEnvio de arquivo nullNotificação das pessoas envolvidas ao enviar ou substituir um arquivo nullDownload de arquivo nullSubstituição de arquivo nullExclusão de arquivo nullHistórico de alterações nullObservações do arquivo nullPesquisa de arquivos nullCompartilhamento de arquivo nullGerenciamento de arquivos de outros artigos

O que é


O portal de arquivos é uma ferramenta para o gerenciamento dos arquivos referentes aos artigos que estão em fase de produção.

Com o propósito de facilitar a troca e o gerenciamento dos arquivos dos artigos dos programas, o portal de arquivos possui uma interface clara e objetiva, tornando seu envio e gerenciamento uma tarefa mais ágil. No portal são oferecidas as seguintes funcionalidades:

nullenviar arquivos. nullfazer download de arquivos. nullsubstituir arquivos no portal. nullexcluir arquivos. nullfazer observações no arquivo. nullvisualizar o histórico de alterações. nullcompartilhar arquivos com outras pessoas.

listagem de arquivos, conforme mostrado na figura abaixo, é exibido o nome do arquivo, sua extensão (doc, xls, txt, etc.), o tamanho (em kB), a data e a hora em que foi enviado ao portal e quem fez o envio, além das ações disponíveis para o arquivo.

Para acessar qualquer uma das opções acima, dê um clique sobre o ícone correspondente à ação desejada ao lado do nome do arquivo.

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Quem tem acesso e como acessar


Além da Área de Projetos, o acesso ao portal de arquivos é fornecido aos organizadores dos programas. Cada organizador pode acessar o portal de arquivos dos artigos referentes ao programa do qual participa. O acesso é feito através do portal do autor*, na página do organizador do programa.

No portal do autor, para acessar o portal de arquivos, clique no ícone null que fica ao lado de cada artigo do programa.

Ao clicar no ícone do artigo desejado, o sistema exibirá o portal de arquivos referente ao artigo escolhido. Nele constarão todos os arquivos enviados por você, por outro organizador do programa ou mesmo pela Área de Projetos. Os arquivos são visíveis a todas as pessoas envolvidas na produção e que possuem acesso.

*Caso não lembre ou ainda não possua suas credenciais de acesso, entre em contato com a Área de Projetos.

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Envio de arquivo


Enviar um arquivo é muito simples. Basta arrastar com o mouse o arquivo até a caixa pontilhada e soltar. Ou, se preferir, dê um clique na caixa pontilhada e escolha o arquivo que deseja enviar.

Após escolher o arquivo, o sistema apresentará uma tela como o exemplo à esquerda. Essa tela contém um campo de texto e uma caixa de marcação.

Campo de texto – permite que sejam feitas observações ou anotadas quaisquer informações importantes referentes ao arquivo que está sendo enviado. O seu preenchimento, embora opcional, é muito importante.

Clique em enviar para concluir o envio. Após a finalização do processo, o sistema exibirá uma mensagem informando do sucesso do envio. Se, por algum motivo, não for possível enviar o arquivo, o sistema exibirá o motivo da falha.

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Notificação das pessoas envolvidas ao enviar ou substituir um arquivo


Sempre que um novo arquivo for enviado ou quando algum arquivo for substituído por outro, o portal notifica todas as pessoas envolvidas no processamento do artigo (organizadores do programa e assistentes de projetos) enviando-lhes um email para mantê-los informados.

Desta forma, sempre que alguém estiver aguardando pelo arquivo, ao fazer o envio não é necessário entrar em contato por telefone ou email, visto que a pessoa será comunicada automaticamente pelo sistema.

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Download de arquivo


Para fazer o download de um arquivo basta clicar no ícone null referente ao artigo. Dependendo do navegador utilizado, ele irá baixar automaticamente na pasta configurada no navegador (p.ex., navegador Firefox) ou abrirá a opção para escolher o local onde salvar o arquivo (p.ex., navegador Chrome).

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Substituição de arquivo


null

Para substituir um arquivo basta clicar no ícone null referente ao arquivo que você deseja substituir. Escolha o arquivo e clique em Substituir.

O preenchimento do campo de Observações do arquivo é opcional, porém é importante utilizá-lo caso haja alguma observação importante sobre o texto.

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Exclusão de arquivo


null

Para excluir um arquivo basta clicar no ícone null referente ao arquivo que deseja excluir. O sistema solicitará uma confirmação de exclusão.

Confirmando a sua escolha, o sistema excluirá o arquivo e todo o seu histórico. Veja mais em Histórico de alterações.

A opção de exclusão deve ser usada com cautela, pois não é possível reverter uma exclusão. Ao excluir um arquivo, será excluída também qualquer versão anterior, impossibilitando a sua recuperação.

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Histórico de alterações


null

Sempre que ocorrerem substituições, o sistema disponibiliza o histórico de alterações daquele arquivo. O histórico exibe todas as versões enviadas e substituídas por uma nova versão, permitindo recuperar a qualquer momento a versão desejada. Além disso, também é exibida a data de substituição, quem substituiu e as observações referentes à versão do arquivo, se houverem.

Por isso, recomendamos o uso da opção de substituição de arquivo e detrimento da exclusão. Quando um arquivo é excluído, também é excluído todo o seu histórico, tornando impossível sua recuperação e de todas as suas versões anteriores. Para acessar o histórico de alterações de um arquivo, basta clicar no ícone null.

Obs.: Somente estará disponível o histórico de alterações para os arquivos que foram substituídos ao menos uma vez.

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Observações do arquivo


null

No momento em que um arquivo novo é enviado ao portal ou substituído por outro, existe um campo de observações referentes ao arquivo. Quando este campo é preenchido, o sistema disponibiliza o ícone de acesso a essas observações.

Para acessar as observações de um arquivo basta clicar no ícone null.

Obs.: o ícone somente é exibido para os arquivos que tiverem o campo“observações” preenchido no momento do envio ou substituição do arquivo.

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Pesquisa de arquivos


null

Para pesquisar por um determinado arquivo basta digitar o nome ou parte do nome do arquivo no campo de pesquisa, conforme imagem ao lado. O sistema mostrará todos os arquivos existentes no portal do artigo que possuam a palavra pesquisada no nome.

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Compartilhamento de arquivo


null

O portal de arquivos permite que qualquer arquivo existente possa ser compartilhado com outras pessoas, sem ser necessário que estas tenham acesso ao portal.

O compartilhamento de um arquivo não permite que este possa ser modificado ou excluído, apenas permite que outras pessoas possam ter acesso a uma cópia do arquivo.

Para compartilhar um arquivo com outras pessoas basta clicar no ícone null. O sistema irá apresentar uma tela, conforme imagem ao lado, onde é exibido o link de compartilhamento. Copie o link e envie para as pessoas com as quais você deseja compartilhar o arquivo.

Para a pessoa fazer o download, basta inserir o link na barra de endereço de qualquer navegador e clicar na tecla enter.

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Gerenciamento de arquivos de outros artigos


Cada artigo de um programa possui seu portal de arquivos. Isto quer dizer que todo arquivo existente em um portal é referente a um único artigo específico.

Conforme pode­-se observar na imagem ao lado, em letras azuis é exibido o nome do artigo ao qual o portal se refere. Portanto, todos os arquivos existentes são referentes ao artigo específico.

O organizador do programa tem acesso a todos os portais de arquivos de todos os artigos do programa; porém, cada acesso deve feito separadamente. Não é possível visualizar os arquivos de todos os artigos do programa em uma única tela, mas apenas artigo por artigo. Para isso, sempre que desejar acessar o portal de outro artigo, basta clicar no botão Outros Artigos, conforme mostrado na imagem acima.

O sistema irá exibir todos os artigos do programa ao qual você pertence. Basta clicar no artigo que deseja acessar, que o sistema irá redirecionar para o portal do artigo escolhido.

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